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VIA-Workflow

Arbeitsabläufe, bei denen Papier von einem Schreibtisch auf den anderen wandert, könnten auch schnell und einfach elektronisch abgewickelt werden.

Kennt man einen Arbeitsablauf so genau, dass die möglichen Bearbeitungsschritte und ihre Beziehungen untereinander bekannt sind, läßt sich der Ablauf auch durch Bearbeitungsknoten und Knotenrelationen abbilden.

Flyer Workflow Definition

 

 

 

 

Jedem Knoten können zuständige Bearbeiter zugeordnet werden. Über vorgegebene Entscheidungsmöglichkeiten wandert der Workflow von Knoten zu Knoten.

Über Eskalationsmechanismen können Fristen eingehalten werden.

Aktive Workflows können über individuelle Ansichten visualisiertwerden. Abgeschlossene Workflows stehen für Recherche- und Statistikzwecke zentral zur Verfügung.

Flyer Workflow Relation

 

Was ist VIA?

Die Notes-Anwendung eGovernmentSuite/VIA ist ein integrativer Bestandteil des Dokumentmanagementsystems eGovernmentSuite, baut auf vorhandene Funktionen und Strukturen auf und erweitert sie um Workflow-Funktionalitäten und Web-Schnittstellen.

Über die Definition von genutzten Datenfeldern kann die Eingabe, Speicherung und Nutzung von strukturierten Daten realisiert werden. Durch die Nutzung von eGovernmentSuite-Funktionen wie z. B. Mischen von Notes-Datenfeldern in Word-Vorlagen wird der Bereich der Schriftguterstellung abgedeckt.

Über standardisierte Schnittstellen ist die Anbindung an das Internet realisiert. Neben der Veröffentlichung von vorhandenen Informationen aus eGovernmentSuite-Datenbanken (z. B. Adressdaten, Organisations-Datenbank oder Dokumenten aus Ablagedatenbanken) kann im Bereich VIA ein Workflow auch übers Internet gestartet werden. Zusätzlich sind Recherchemöglichkeiten im Sinne eines Online-Trackings verfügbar.

 

Wo kann VIA eingesetzt werden?

Flyer Workflow Starten

Die Einsatzgebiete erstrecken sich über die gesamte Verwaltung.

Die Anwendung kann an allen Büroarbeitsplätzen einer Verwaltung eingesetzt werden. Die flexible Struktur von VIA ermöglicht die Definition unterschiedlichster Vorgänge (Bauwesen, Ordnungswesen, Personalwesen etc.).

 

VIA ergänzt bestehende Verfahren durch die Unterstützung vorgangs- und formularorientierter Aspekte des Anwendungsgebietes.

Durch die flexiblen und umfassenden Funktionalitäten wird VIA vor allem dort eingesetzt werden können, wo bisher kein Verfahren zur Verfügung steht und der Schwerpunkt auf der Erstellung, Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten liegt.

 

Internet

Im Hinblick auf stärkere Orientierung an den Möglichkeiten des Internets, wird ebenfalls die Einbindung von Bürgern und Wirtschaft in die Vorgänge (Antragstellung, Rückfragen, Bescheidversand) integriert.

Anträge können über das Internet gestellt werden und die interne Bearbeitung (= Workflow) wird automatisch gestartet. Informationen aus VIAAblagedatenbanken können im Internet veröffentlicht werden. Eine Online-Recherche im Sinne von Tracking (Status der Bearbeitung eines Antrags feststellen) ist ab der Version 1.1 der eGovermentSuite verfügbar.

Als Frontend für internetbasierte Anträge können neben Templates (=HTML-Eingabemasken) auch PDF-Formulare des Formularservers verwendet werden.