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eSitzungsdienst

eSitzungsdienst ist ein Modul der eGovernment-Suite® und wird mit einheitlichem Datenbanklayout und einheitlicher Bedienung in die Anwendungsarchitektur des DMS und CMS integriert.

Der Sitzungsdienst optimiert und unterstützt die Arbeit der Ratsbüros und der zuliefernden Stellen gleichermaßen. Er bietet Schnittstellen zur Erstellung notwendiger Unterlagen und Übersichten und vereinfacht die Bereitstellung der relevanten Informationen in einem optional anbindbaren Web-Ratsinformationssystem.

Die Anwendung besteht aus einer Ablage- und einer Adressdatenbank, die speziell für diesen Zweck konfiguriert sind. Ob Sie nun im Sitzungsdienst oder in Workflows arbeiten, Dokumenten- oder Contentmanagement betreiben, systemweit finden Sie eine gleichartige und übersichtliche Arbeitsoberfläche vor.

Alle Masken im Sitzungsdienst sind einheitlich aufgebaut: Im linken Bereich finden Sie den großen Inhaltsbereich mit Vorlagendaten und dem Beratungsweg in Sitzungsvorlagen, Gremiumsdaten und Sitzungsdaten in Terminen, Tagesordnungen und Niederschriften. Im rechten Bereich sind die Metadaten (z.B. Auswahl von Aktenzeichen), Berechtigungsinformationen und Workflowaktionen übersichtlich untergebracht.

Funktionen

Sitzungsdienst Adresse
  • Verwaltung von Ratsmitgliedern und Sachkundigen Bürgern, Gremien und Fraktionen in einer eigens für den Sitzungsdienst konfigurierten Adressdatenbank
  • Verwaltung von Kommunikationsdaten für Parteien und Personen
  • Nutzung von Serienbrieffunktionen
  • Freigabe der Personendokumente für das Internet in Verbindung mit den CMS Datenbanken der eGovernment-Suite®
Sitzungsdienst Ablage

Sitzungsvorlagen

  • Eingabe der Vorlagendaten wie Betreff, Beschlussvorschlag, Sachverhalt, finanzielle Auswirkungen, Beratungsart, Vorlagennummer, federführendes Amt, Anlagen
  • Vorlagenverwaltung mit der Möglichkeit der internen Abstimmung und der Kennzeichnung zur Beschlusskontrolle über Workflow
  • Beratungsweg einer Vorlage mit bis zu 6 Gremien
  • Eingabe von Beschluss, Abstimmungsergebnis und Wortbeiträgen im Beratungsweg
  • Dokumentenaufbau und -druck unter MS Word
  • Individuelle Gestaltung der Druckformate in MS Word
  • Erzeugen von Beschluss- und Protokollauszügen
  • Freigabe von Sitzungsdokumenten mit Anlagen für das Internet mit und ohne Zugriffsschutz in Verbindung mit den CMS Datenbanken der eGovernment-Suite®

Dokument Sitzungsvorlage

 

Einzelne Beratungswege für die unterschiedlichen Gremien können entsprechend ausgewählt werden.

Reiter Beratungsweg im Dokument Sitzungsvorlage

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sitzungsvor- und nachbereitung

  • Terminplanung in der Ablage Sitzungsdienst
  • Automatisierter Aufbau von Tagesordnungen, Bekanntmachungen und Niederschriften
  • Verwaltung von Anwesenheitslisten für die Niederschrift

Ansicht: Gremiumssitzungen nach Gremium

 

Weitere Anwendungsmerkmale

Um eine einfache Möglichkeit der Umwandlung der Word-Mischdokumente und Dateianhänge in ein PDF-Format zu erhalten, steht Ihnen ein Werkzeug zur automatischen Erzeugung von PDF-Dateien zur Verfügung. Hierzu wird der zentrale PDF-Server im KRZN genutzt. Auch die Verfügbarkeit einer PDF-Datei im Internet, die die gesamten Unterlagen einer Sitzung beinhaltet, ist mit dem Einsatz des PDF-Servers möglich.