Inhalt

Formularserver

Möchten Sie...

  • hochwertige, barrierefreie Formulare immer und überall verfügbar haben?
  • Druck- und Bevorratungskosten für Formularsätze reduzieren?
  • die einmalige Dateneingabe in Formularen in weiteren Systemen automatisch durchführen?
  • Ihren Mitarbeiterinnen, Mitarbeitern, Bürgerinnen und Bürgern alle notwendigen Formulare im Intra- oder Internet bereitstellen?
  • die Formulare auch am Bildschirm komfortabel ausfüllbar anbieten?

Wenn das Ihre Anforderungen sind, können wir Ihnen mit unserem Gesamtsystem aus Formularserver, dem Contentmanagement, Dokumenten-Management- und Workflow-System eGovernmentSuite eine umfassende Lösung für beinahe unbegrenzte Anwendungsbereiche liefern.

Formulare/Vordrucksortiment „FormSolutions"

Beispiel für ein personalisiertes Formular vom Formularserver

Das KRZN betreibt einen Formularserver mit dem Formularangebot der Firma Form-Solutions. Mehrmals am Tag wird der auf dem KRZN -Server vorhandene Formularbestand mit dem Formularen der Firma FormSolutions abgeglichen und aktualisiert.

Mit der Verbandslizenz des Formularsatzes von FormSolutions sind über zweitausend PDF-Formulare für alle Verbandsanwender verfügbar. Alle Formulare dürfen frei angepasst werden, der Name oder das Gemeindelogo kann integriert werden.Zahlreiche Formulare stehen bereits in sehbehindertengerecht aufbereiteter Formatierung zur Verfügung.

Die bereitgestellten Formulare können nach Wunsch ergänzend konfiguriert und personalisiert werden. Dabei werden dynamisch Ansprechpartnerdaten aus der Organisationsdatenbank (zum Beispiel Name, Anschrift, Telefonnummer) und Formularfunktionen des PDF-dokuments (zum Beispiel Senden, Drucken, Speichern) in den Fomularen aktiviert bzw.  hinzukonfiguriert.

Selbsterstellte PDF-Formulare können ebenfalls auf dem Server verwaltet werden. Auch in diesen Formularen ist eine dynamische Konfiguration und Personalisierung möglich.

Service rund um die Uhr: Das Bürgerbüro im Internet

Sämtliche Formulare können komfortabel in die eigenen Webseiten integriert werden. Mit Standardtechniken der eGovernment-Suite kann der Internet-Auftritt um interaktive Inhalte erweitert werden.

Auch möglich ist ein Vordruckschrank im hausinternen Intranet. Sämtliche Formulare können im behördeninternen Netz (Intranet) allen Mitarbeitern in der jeweils aktuellen Fassung zur Verfügung gestellt werden.

Alle Formulare können bequem am Bildschirm ausgefüllt und, nach Wunsch, direkt an die Behörde versendet werden. Alle Formulare können zusätzlich leicht mit VPS-Werkzeugen zum Anbringen einer elektronischen Unterschrift (digitale Signatur) versehen werden.

Dateien als Druckvorlage

  • Formulare können als Druckvorlage verwendet werden (Arbeitsplatzdrucker oder Druckerei)
  • Die zentrale Konfiguration sorgt für ein einheitliches Design für alle Formulare in allen Medien (Corporate Identity)
  • Aktualisierung und rechtliche Prüfung erfolgt durch die Firma Form-Solutions. Durch regelmäßigen Abgleich des Formularservers des KRZN mit dem Formularbestand von Form-Solutions ist Aktualität sichergestellt.
Aus Möglichkeiten ergeben sich Vorteile
  • Bürgerinnen und Bürger sparen unnütze Wege
  • Zugriff rund um die Uhr
  • Kostenreduktion bei Beschaffung und Verteilung
  • Keine Lagerhaltungskosten
  • Keine Makulaturrisiken
  • Weniger Papier
  • Einfache Korrekturmöglichkeit
  • Alles ist lesbar ausgefüllt
  • Einhalten der Corporate Identity
  • automatisierte Datenübertragung in Fachverfahren, dadurch keine Übertragungsfehler und Zeitersparnis
  • Beschleunigung der Verfahren
  • Weniger Zeitaufwand durch eingesparte Wege
  • elektronische Formulare können einfach archiviert werden.

Formularserver und eGovernment-Suite

Schematische Darstellung der Formularverarbeitung

Alle Formulare des Formularservers können komplett in die eGovernment-Suite integriert werden.

Als Schnittstelle wird die Datenbank "Formularbox" genutzt. Die Formularbox empfängt die vom Bürger eingegebenen Daten und verteilt die Daten entsprechend der Konfiguration zu jedem einzelnen Formular.

Konfiguration

Das Modul „Formularkonfiguration" bildet die Schnittstelle zwischen dem Formularserver und der eGovernmentSuite. In dieser Datenbank werden Links zu den Formularen bereitgestellt und konfiguriert.

In der Formularkonfiguration erfolgt die Definition mit welchen Einstellungen jedes einzelne Formular veröffentlicht werden kann und in welcher Form die Formulare verarbeitet werden sollen. Die folgenden Optionen sind möglich:

  • Formulare können ohne Funktion angeboten werden
    Der Bürger / Sachbearbeiter füllt das Formular am Bildschirm aus und druckt das Formular selbst aus.
  • Formulare können mit einer Funktion zum Senden ausgestattet werden
    Der Bürger / Sachbearbeiter füllt das Formular am Bildschirm aus und versendet es an die Behörde.
  • Formulare können mit einer Funktion zum Digital Signierten Senden ausgestattet werden
    Der Bürger / Sachbearbeiter füllt das Formular am Bildschirm aus und versendet es Digital Signiert an die Behörde.

Die Verarbeitung der ausgefüllten Formulare kann ebenfalls individuell definiert werden. Ein einfaches weitergeben des Formulars direkt an den zuständigen Sachbearbeiter ist hier genauso möglich wie die Komplexe Verarbeitung der Daten über einen Workfow.

Formularserver und DMS

Der Formularserver arbeitet medienbruchfrei mit unserem Dokumentenmanagementsystem zusammen. Die im Web eingegebenen Formulardaten können so zum Beispiel zum Erstellen von Antwortschreiben, zur Recherche in anderen Systemen und zum automatischen Weiterleiten (Workflow) innerhalb der Verwaltung benutzt werden. Damit wird der Formularserver zum bedienerfreundlichen Frontend echter eGovernment-Anwendungen.

VPS - Offen für alles.

Im Rahmen Virtuellen Poststelle (VPS) ist der Formularserver das benutzerfreundliche Frontend für Bürger/innen und Partner der Kommunalverwaltung, um das Handling der Signaturen zu vereinfachen.

Organisationsdatenbank mit Schnittstelle zur Benutzerverwaltung des Formularservers

Die formularservereigene Benutzerverwaltung ermöglicht einen Betrieb auch ohne die eGovernmentSuite. Der administrative Aufwand für die Benutzerverwaltung kann durch die Integration aber deutlich reduziert werden:

  • Export von Personen aus der eGovernmentSuite-Organisations-Datenbank auf den Formularserver
  • Aktualisierung / Synchronisation der Personendaten und Einstellungen mit dem Formularserver
  • einfache Auswahl von Benutzern zur Personalisierung
Verwaltung aller Formularverweise zum Formularserver

Die Verwaltung aller Formularverweise zum Formularserver erfolgt in der Datenbank Formularkonfiguration. Hier werden nur Verweise (Links) zu den Formularen verwaltet. Die tatsächlichen Dateien befinden sich weiterhin auf dem Formularserver. Die Datenbank ermöglicht die folgenden Funktionen:

  • Pflege, Konfiguration und Administration über die bekannte Notes / eGovernmentSuite-Oberfläche
    • Globale und Dokumentbasierte Steuerung der Formularfunktionen (Buttonoptionen wie Senden oder eingegebene Daten löschen, Formularsicherheit wie Speichern oder Drucken)
    • Personalisierung der Formulare (Standard- oder individueller Ansprechpartner werden in das Adressfeld des Formular eingemischt)
  • Ständige Aktualisierung der Formularverweise
  • Übersicht der gelöschten und neuen Formulare
  • Vorsortierung der Formulare durch Aktivierung - nur aktive Formulare können im CMS ausgewählt und so im Internet veröffentlicht werden.

Beispiel für ein personalisiertes Formular vom Formularserver

Verwaltung online ausgefüllter und gesendeter Formulare

Grundsätzlich kann eine individuelle Konfiguration pro Formular erfolgen. Dabei kann eine dynamische Berechtigungsvergabe nach Ansprechpartner erfolgen. Die einfache Integration in Workflowanwendung ermöglicht vielfältige Bearbeitungsmöglichkeiten von einfach bis Komplex.

Tipp:
Die Verarbeitung und Verteilung aller eingegangenen Formulare erfolgt in der Datenbank Formularbox. Hier erhält der Administrator des Systems einen Überblick über alle eingegengenen Informationen.

 Aufbereitung der Formulare für die Webpräsentation
  • Frei konfigurierbare Webausgabe der Formulare über Datenquellen und Dienstleistungsdokumente
  • Ausgabe der Formulare für Internet und Intranet
  • Freie Vergabe von Namen und Kategorien

Auswahl von Formularen in Dokumenten der eGovernment-Suite

Preise

Verbandsanwender des KRZN

Es besteht eine Verbandslizenz für alle Verbandsanwender des KRZN. Die Lizenz ist Bestandteil des Pakets 2 "Bürokommunikation".

Externe Kunden des KRZN

Externe Kunden müssen zur Nutzung des Formularservers das Klassik-Paket der Formulare bei Form-Solutions anmieten. Hinzu kommen anteilige Produktionskosten an das KRZN . Preise auf Anfrage.