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eGovernment-Suite /DMS

In der eGovernment-Suite® sind ein Dokumenten- und Contentmanagementsystem (DMS, CMS), eine Workflowanwendung sowie einSitzungsdienst mit Ratsinformationssystem unter einem einheitlichen Anwendungslayout und  einheitlicher Bedienung in einer einzigen Anwendungsarchitektur vereinigt.

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige der bedeutendsten Anwendungsmerkmale des DMS-Teils der eGovernment-Suite® vor.

Allgemeines

Ob Sie nun Dokumenten- oder Contentmanagement betreiben, im Sitzungsdienst oder in Workflows arbeiten, systemweit finden Sie eine gleichartige und übersichtliche Arbeitsoberfläche vor.

In jeder Datenbank der eGovernment-Suite® finden Sie  immer an der gleichen Stelle einheitlich aufgebaute Konfigurationsdokumente. Im Databaselayout bestimmen Sie beispielsweise die Startansicht oder den Aufbau der Gliederung:

DMS Flyer 1.1: aufgeräumte Werkzeuge

Im Konfigurationsprofil verwalten Sie grundsätzlich die generellen Einstellungen einer Datenbank, beispielsweise das Handling periodischer Agenten.

Das Officedokument vereint alle die Wordschnittstelle nutzenden Schriftstücke: neben einem  Standardbrief auf Basis Ihres Kopfbogens oder einen Serienbrief  sind auch völlig freigestaltete Worddokumente möglich, an die sämtliche Daten der Notesmaske übergeben werden können..

 

Neues Design

Alle Masken sind nun übersichtlicher aufgebaut: Auf der linken Seite gibt es immer einen großen Inhaltsbereich und auf der kleineren rechten Maskenseite finden Sie Reiter mit Metadaten, Berechtigungsinformationen und Workflowaktionen.

 

Versionierung

Auf Knopfdruck können Sie  eine neue Version eines wichtigen Dokuments erzeugen. Ältere Dokumentenstände können Sie notfalls später wieder herstellen.

DMS Flyer 1.1: Versionierung

Neue Officeschnittstelle

Im neuen Officedialog müssen zum Verfassen eines Briefes nur noch wenige Basisangaben (Vorlagen- und Adressauswahl) gemacht werden und Sie können sofort nach Word (2000, 2003 oder auch 2007) wechseln. Die Notesmaske bleibt auf Wunsch im Hintergrund. Die Daten werden wie gewohnt selbstverständlich trotzdem in Ihren Brief gemischt.

DMS Flyer 1.1: Officedialog

Über den  Office Schnellzugriff können Sie Word-, Powerpoint- oder Excelanhänge per OLE direkt im Notesfenster öffnen, bearbeiten und speichern.

Erleichterte Akteneinsicht

Auf dem Reiter Akte können Sie sich rasch einen Überblick über die übrigen Dokumente des Vorgangs verschaffen, in dem sich das aktive Dokument befindet.

DMS Flyer 1.1: eingebettete Ansicht Akte

Protokoll

Alle Fehler- und Ereignismeldungen eines eSuite-Systems werden zentral in der  Protokolldatenbank verwaltet. Neben den Agentenaktionen werden auch Workflowaktivitäten und Adminstrative Maßnahmen, etwa im Rahmen einer Systemaktualisierung oder beim Einspielen von Hotfixes dort registriert.

 

Administration

Im Vergleich zur bekannten ebüro® Administrationsdatenbank hat sich sowohl das Design wie auch das gesamte administrative Konzept radikal geändert.

  • administrierte Datenbanken können zu unterschiedlichen logischen Gruppen (z.B. Web, Ratsportal, DMS etc.) zusammengefasst und die Profile pro Gruppe eingetragen werden. Dies erlaubt es Ihnen, mehrere Subsysteme Iherer eGovernment-Suite in einer administrierten Umgebung zu verwalten
  • Updates und Hotfixes werden in der Administrationsdatenbank vorgehalten und von dort aus im jeweiligen System verteilt.

Maildatenbank

Die Ergänzung der Notes-Standardgliederung durch die eSuite ist übersichtlicher, funktionsreicher und ansprechender geworden. Es stehen Ihnen Schablonen für die Lotus-Versionen 6.5.x und 8.5.x zur Verfügung, mit deren Hilfe die Funktionalität der eGovernment-Suite in Ihren Notes-Client integriert werden können. Dazu zählen insbesondere

  • das Verschieben von Memos in die elektronische Akte (Ablagedatenbanken),
  • der Start von Ihnen persönlich zugeordneten Workflows (beispielsweise können dies Urlaubs- oder Dienstreiseanträge sein)
  • und die Nutzung der Funktionen rund um die Virtuelle Poststelle (VPS).

 

Weitere wichtige Anwendungsmerkmale:
  • Webschnittstelle (mit Freigabemechanismen)
  • Integration mit dem Formularserver (Formsolutions)
  • pro Ablagedatenbank konfigurierbare Einbindung eines PDF-Servers
  • Integration der virtuellen Poststelle für Verschlüsselung und Nutzung der qualifizierten SignaturS
  • standardmäßige Schnittstelle der Organisationsdatenbank zu P&I-Plus
  • mögliche Anbindung von Workflows zu LOGA
  • Integrierbarkeit von Webservices zur Verbindung mit Hostanwendungen, MESO etc.