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Elektronische Archivierung im KRZN

Das KRZN bietet seinen Anwendern die Möglichkeit, Daten mit Hilfe des Archivierungssystems Saperion Daten elektronisch zu archivieren. Kurz zusammengefasst ist Saperion eine Anwendung, die es ermöglicht digitale Dokumente revisionssicher zu archivieren, diese anhand von Indexwerten wiederzufinden und auf dem Bildschirm anzeigen zu lassen. Die Daten liegen zentral auf Systemen im Rechenzentrum, der Zugriff auf die Dokumente erfolgt über Recherche-Clients auf den PC-Arbeitsplätzen beim Anwender.

Ihre Vorteile

Ein elektronisches Archiv kann Ihnen dabei helfen, Arbeitsabläufe zu beschleunigen und Archivräume einzusparen

  • anwenderfreundliche Bedienung
  • komfortable Suchmöglichkeiten
  • schnelle Dokumentenanzeige ohne lange Ladezeiten
  • gleichzeitiger Zugriff von mehreren Benutzern
  • Einsparung von Archivräumen und Aktenordnern
  • Senkung der Druckkosten durch Einsparung von Papier und Toner

Die Systemarchitektur

Saperion ist eine Client/Server-Anwendung, die auf zentralen Servern im KRZN betrieben wird. Die lokalen Systeme in den Anwenderkommunen sind über das Niederrhein-Netz angebunden. Somit brauchen Sie Vor Ort lediglich die Rechercheclients und gegebenfalls (Massen-) Scan-Arbeitplätze für die dezentrale Archivierung von Dokumenten.

Die Programmoberfläche

Nach der Anmeldung im Saperion erwartet Sie eine aufgeräumte und übersichtlich gestaltete Oberfläche. Ihre wichtigsten Werkzeuge befinden sich, am linken Bildschirmrand, die sogenannten “Dokumentenkörbe”. Hinter den Dokumentenkörben verbergen sich verschiedene Ansichten auf das Archiv. Wählen Sie eines der Symbole an, erscheint auf der rechten Seite, je nach Anwendungsfall, entweder eine eingebettete Abfragemaske oder ein neues Fenster, in denen Sie nach Akten oder Dokumenten suchen können.

Sicherheit

Für jede Archivanwendung ist unter Saperion eine Benutzerverwaltung hinterlegt, die die Zugriffsberechtigungen für jeden Benutzer bzw. jede Benutzergruppe sicherstellt. Dadurch wird gewährleistet, dass Dokumente nur von berechtigten Benutzern archiviert und eingesehen werden können.

Versionshistorie

Einmal archivierte Dokumente können nicht mehr im Original verändert werden. Möchten Sie einen Bescheid überarbeiten, wird das Dokument beibehalten und eine weitere Version (Revision) erzeugt. Über eine Versionshistorie können Sie die verschiedenen Revisionsstände mit Veränderungstexten einsehen. Eine Wiederherstellung vorheriger Versionen oder sogar des Originaldokuments ist somit jeder Zeit möglich.

Recherche

Beim Archivieren werden den Dokumenten Schlüsselbegriffe (Indizes) vergeben, die später für eine komfortable Recherche genutzt werden. Es ist auch möglich, nur Fragmente der Schlüsselbegriffe einzugeben. Nach Eingabe der Schlüsselbegriffe in eine Recherchemaske wird eine Trefferliste ausgegeben, aus der das gesuchte Dokument ausgewählt werden kann. Danach wird das archivierte Dokument angezeigt. Im Regelfall werden spezielle Suchmasken für einzelne Anwendungen bereitgestellt. Durch die zentrale Datenhaltung mit abgestufter Security ist es aber auch möglich Daten aus verschiedenen Verfahren in die Programmoberfläche einzubinden.

Dokumentenübernahme

Je nach Archivanwendung erfolgt die Archivierung der Dokumente zentral beim Rechenzentrum oder dezentral beim Anwender über (Massen-)Scan-Arbeitsplätze.

Automatischer Import

In vielen Fällen ist es möglich die Dokumente vom Fachverfahren direkt in das entsprechende Saperion Archiv zu übergeben. Einige ältere Anwendungen übermitteln den Druckdatenstrom vom Großrechner nach Saperion. Per COLD Archivierungsverfahren werden diese Daten aufbereitet und automatisch indexiert und archiviert. Bei neueren Verfahren werden die Daten (Dokumente und Indexdaten) aus dem Fachverfahren extrahiert und über einen Importprozess in Saperion übergeben.

Nachträgliche Erfassung

Neben der automatischen Erfassung ist es auch möglich Dokumente nachträglich in Saperion zu archivieren. Dazu können die Dokumente entweder direkt in Saperion eingescannt werden oder über die Dateiübernahme in Saperion aus dem lokalen Dateisystem geladen werden.

Wie kann das Archiv für die verschiedenen Sachgebiete genutzt werden?

Auf der Basis von SAPERION werden Archivierungslösungen entwickelt, die an das jeweilige Sachgebiet angepasst sind. Die Entwicklung wird durch eine gemischte Arbeitsgruppe (Anwender und KRZN) sowie durch Pilotanwender unterstützt.