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SAP Belegarchivierung

Das KRZN bietet seinen Anwendern eine Archivierungslösung zur revisionssicheren Speicherung von Zahlungsanordnungen aus dem Verfahren SAP-NKF.

Ablauf der Archivierung

Das SAP Belegarchiv ist für die Aufbewahrung von Einzahlungs-, Auszahlungs-, Dauer-, Allgemeinezahlungsanordnungen und interne Finanzbelege vorgesehen.

Damit die Archivierung automatisch geschieht, wird auf jeder Anordnung durch SAP ein Barcode generiert und auf das Dokument gedruckt. Sobald die Anordnungen zur Zahlung freigegeben werden, übermittelt das Verfahren SAP die nötigen Indexwerte nach Saperion. Die Anordnungen und Folgeseiten werden über einen Scanarbeitsplatz erfassst. Durch den zuvor gedruckten Barcode ist es möglich, die Archivierung der Dokumente mit Übernahme der Indexwerte automatisch erfolgen zu lassen. Die Indexwerte werden zur späteren Recherche in der Archivanwendung benötigt.

Die Suche in der Archivanwendung

Die Suche in Saperion erfolgt über insgesamt vier Suchansichten, in denen Ihnen jeweils mehrere Suchkriterien für ein gezieltes Abfrageergebnis zur Verfügung stehen.

Die Abfragemasken unterteilen sich nach der einfachen und der erweiteren für SAP Anordnungen und nach der einfachen und erweiterten Abfrage nach SAP Finanzbelegen.

SAP Anordnungen

SAP BelegarchivIn der einfachen Abfragemaske nach SAP Anorndungen haben Sie mehrere Suchfelder in denen Sie Ihre Suche spezifizieren können. Beispielweise können Sie nach der Anordnungsnummer, der Referenzbelegnummern, der Belegart, den Anordnungstyp und dem Gesamtrechnungsbetrag etc. suchen.

 

SAP BelegarchivDie erweiterte Suchmaske stellt Ihnen weitere Suchfelder zur Verfügung. In dieser Maske haben Sie die Möglichkeit nach speziellen Kriterien wie zum Beispiel die Finanzstelle, Finanzposition, PSP-Element, Kostenstelle, Auftragsnummer oder nach einzelnen Positionsbeträgen zu suchen.

 

SAP Finanzbelege

Bei den internen Finanzbelegen unterscheiden sich die Indexwerte geringfügig, sodass diese Dokumente in einer getrennten Suchmaske aufgeführt werden. Auch hier gibt es die Unterscheidung nach der einfachen und der erweiteren Suche.

SAP FinanzbelegeIn der einfachen Abfrage können Sie nach mehreren Kriterien eine Suche ausführen. Hier stehen Ihnen beispielweise die Felder Finanzkreis, Belegnummer, Referenzschlüssel, Belegdatum, Buchungsdatum und einige weitere Felder zur Verfügung.

In der erweiterten Suche stehen Ihnen noch weitere Suchkriterien bereit. Dies wären zum Beispiel die Finanzstelle, die Finanzposition, das PSP-Element und das Erfassungsdatum in SAP.

 

In allen Suchmasken wird Ihnen das Suchergebnis in einer Ergebnisliste aufgeführt. Durch Doppelklick können Sie die Dokumente über den internen Saperion Viewer anzeigen lassen. An dieser Stelle haben Sie darüberhinaus die Möglichkeit in den Anordnungen seitenweise zu blättern, bei Bedarf einzelne Seite oder das gesamte Dokumente auszudrucken oder abzuspeichern.