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Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist eine Archivanwendung auf Basis der Archivierungslösung Saperion. Die Anwendung ist für die Archivierung von Personalakten und laufenden Schriftverkehr konzipiert worden. Als Grundgerüst dienen die Stammdaten aus dem Verfahren P&I LOGA-Personabrechnungsverfahren, welche über eine Schnittstelle regelmäßig nach Saperion übermittelt werden.

Eine digitale oder elektronische Personalakte bietet Ihnen den Vorteil auf einen zentralen Aktenbestand zuzugreifen. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, dass mehrere Mitarbeiter/innen gleichzeitig eine Akte einsehen und diese bearbeiten können. Auch Telearbeitskräfte können von zu Hause aus, Akten aufrufen und Dokumente hinzufügen.

Funktionen im Überblick

  • Akten Abschluss
    Akten können abgeschlossen und in einer separaten Suchmaske angezeigt werden
  • Wiedervorlage auf Aktenebene
    Akten können mit einem Wiedervorlagedatum und –vermerk versehen werden. Eine Wiedervorlagenmaske stellt diese Akten chronologisch dar.
  • Setzen von Bermerkungen für jedes Dokument
    Für jedes Dokument kann eine Bemerkung bzw. Beschreibung gesetzt werden, um das richtige Dokument schneller wiederfinden zu können.
  • Word-Schnittstelle zur Vorbelegung von Vorlagen
    Aus der Archivanwendung heraus können Stammdaten zur Person einer in Saperion hinterlegten Word-Vorlage mitgegeben werden, damit dieses für die weitere Bearbeitung vor ausgefüllt ist. Zusätzlich wird am Rand der Vorlage ein Barcode aufgedruckt, um die spätere Archivierung zu automatisieren.
  • Label-Druck-Funktion
    Durch das Bekleben von Schriftstücken mit einem Barcode (Label) kann eine automatische Archvierung erfolgen.
  • Löschen von Abmahnung
    Abmahnung können nach dem 4-Augen-Prinzip gelöscht werden.
  • Direkter Zugriff auf die LOGA-Dokumente
    Durch Auswahl einer Person, können seine Gehaltsabrechnungen angezeigt werden.

Ersterfassung

Die Archivanwendung, ermöglicht die bestehenden Personalakten in Papierform, über einen Scanner und einer speziellen Erfassungssoftware einzulesen und automatisch mit den entsprechenden Indexwerten zu archivieren. Dabei kann die Ablage ins System strukturiert oder unstrukturiert erfolgen:

Bei der strukturierten Erfassung wird die Akte, ähnlich einem Aktenregister, nach Dokumenttypen unterteilt. Zusätzlich kann innerhalb der einzelnen Register eine weitere Unterteilung nach Dokumenten erfolgen. Die Dokumenttypen sind bei der Einführung des Archivs frei definierbar und können jederzeit erweitert werden.
Alternativ kann die die Akte unstruktiert gescannt und archiviert werden. Das bedeutet, dass die Akte als eine große Datei abgelegt wird und keine Aufteilung nach speziellen Dokumenttypen erfolgt.

Laufender Schriftverkehr

Unabhängig von der Entscheidung, ob bei der Einführung der elektronischen Personalakte eine strukturierte oder unstruktierte Erfassung erfolgen soll, kann nach dem Anlegen einer Akte laufender Schriftverkehr hinzugefügt werden. Dabei stehen mehrere Wege offen:
Die Dokumente können direkt von Saperion über einen lokalen Scanner oder über eine zentrale Scanstation eingelesen werden. Um die Erfassung von Scangut über einen Abteilungsscanner zu vereinfachen, besitzt das Archiv eine Labeldruck-Funktion zur Erzeugung eines Barcodes. Der Barcode dient dazu das gescannte Dokumente automatisch der richtigen Akte zuzuordnen und zu archivieren.

Recherche

AktensucheÜber die Aktensuche erhalten Sie einen Überblick über alle erfassten Personalakten und können an dieser Stelle, anhand zahlreicher Suchfelder, die Ergebnisliste einschränken oder gezielt nach einer bestimmten Akte suchen.
Im oberen Bereich der Aktenansicht befinden sich Funktionsschaltflächen die weitergehende Möglichkeiten bieten. Beispielsweise können Sie an dieser Stelle Dokumente auf Wiedervorlage setzen, die dann in einer separaten Suchmaske samt Vermerk chronologisch aufgeführt werden. Zudem können Sie Akten abschließen, wenn eine Person aus dem Dienst ausgeschieden ist. Die abgeschlossenen Akten und die dazugehörenden Dokumente werden nicht aus dem System gelöscht, sondern aus der Aktenansicht ausgeblendet und in eine weitere Suchansicht für abgeschlossene Akten verschoben. Eine weitere Funktion, die wir an dieser Stelle implementiert haben, ist der direkte Zugriff auf die LOGA Dokumente und Listen der jeweils markierten Akte.

 

AkteninhaltDurch Doppelklick auf eine Akte gelangen Sie zum Akteninhalt. An dieser Stelle sehen Sie alle Dokumente zur gewählten Akte. Über die grafische Ordnerstruktur können Sie durch die Akte navigieren oder durch weitere Suchkriterien die Ergebnisliste feiner filtern. Optional haben Sie in dieser Maske die Möglichkeiten eigene Wordvorlagen auszuwählen und das Schreiben mit Stammdaten aus Saperion zu befüllen. Gleichzeitig wird dem Word-Dokument für die spätere Archivierung ein Barcode zugewiesen, um die Archivierung zu erleichtern. Außerdem können Sie an dieser Stelle einen Barcode (Label) für die spätere Erfassung von Scangut ausdrucken.